Optimalizace procesů v administraci

Díky kombinaci některých nastavení můžete v systému zajistit automatizaci procesů, které vám pomohou při dalším zpracování objednávek. Po nastavení dosáhnete následujícího:

• číslo objednávky bude stejné jako číslo předfaktury,
• při platbě převodem se automaticky odešle předfaktura na e-mail zákazníka,
• při změně stavu objednávky se automaticky vyplní text do e-mailu o změně stavu,
• budete moct hromadně vytvářet faktury v administraci.

Spojené číslování

Funkci Spojené číslování doporučujeme aktivovat, když potřebujete mít čísla objednávek a předfaktur totožná, např. pokud v administraci párujete objednávky podle variabilního symbolu (VS) na předfakturách. VS se používá v rámci předfaktur i při online platbách. Bližší informace o spojeném číslování a postupu nastavení najdete v návodu – Spojené číslování.

Automatické generování a posílání předfaktur

Systém umožňuje vytvořit předfakturu automaticky pro každou objednávku a zaslat ji na e-mail zákazníka. Díky tomu mohou zákazníci, kteří si vybrali platbu převodem, získat po objednávce i samostatný e-mail s předfakturou, číslem účtu (IBAN) a sumou k úhradě. Automatické posílání se dá zakázat pro jednotlivé způsoby platby, díky čemuž dosáhnete toho, že takovou zprávu dostanou pouze zákazníci, kteří si zvolili například platbu převodem. Postup je následující:

1. v sekci Nastavení > Objednávky > Všeobecné v části Fakturace vyberte v poli Používat předfaktury možnost ano – vytvořit a poslat předfakturu automaticky pro každou objednávku

2. Nyní můžete pro jednotlivé platby, u kterých nechcete předfakturu odesílat (obvykle pro platby v hotovosti nebo kartou přes platební bránu), toto posílání zakázat. V sekci Nastavení > Objednávky > Platby otevřete způsob platby, kde chcete odeslání vypnout, a na záložce Rozšířené zaklikněte možnost Neposílat předfaktury automaticky.

3. Můžete upravit i šablonu e-mailu, která se zákazníkovi při vytvoření předfaktury odešle. Do šablony můžete vložit informace o hodnotě, VS a čísle účtu, na které má zákazník úhradu poslat, abyste mu platbu co nejvíc usnadnili a nemusel platební údaje hledat v objednávce nebo v PDF souboru předfaktury. Šablonu upravíte v Nastavení > Texty a šablony > Předdefinované šablony > Tělo emailu s předfakturou. Pro vložení konkrétní proměnné stačí kliknout na název proměnné v pravém sloupci editora šablony.

Předdefinování doplňující správy pro statusy objednávek

Díky předdefinování doplňující zprávy pro objednávkové statusy si můžete připravit zprávu, která se odešle zákazníkovi při změně statusu. Doplňující zpráva zákazníka informuje například o naskladnění produktu, odeslání kurýrem apod., když změníte status objednávky v administraci bez nutnosti doplnit tuto zprávu ručně. Doplňující zprávy nastavíte v administraci, v sekci Nastavení > Objednávky > Statusy.

Otevřete status, pro který chcete nastavit doplňující zprávu. Na záložce Notifikace zaklikněte pole Poslat e-mail a do textového pole Doplňující zpráva napište text, který chcete do zprávy přidat.

Po nastavení doplňující zprávy se automaticky zaklikne pole Poslat e-mail a doplní se text zprávy, pokud v sekci Objednávky změníte status objednávky na status, do kterého jste zprávu doplnili. Můžete zvážit i úpravu šablony pro e-maily o změně stavu objednávky v Nastavení > Texty a šablony > Předdefinované šablony > Status objednávky byl změněn. Doplňující zpráva se vloží tam, kam vložíte proměnnou Zpráva pro příjemce.

Díky změně šablony a předdefinování zprávy si můžete připravit jednoduchou šablonu se základním textem, který bude použitelný pro všechny změny statusu, například:

Status Vaší objednávky ..... ze dne ..... se změnil na .....

Pod to můžete vložit proměnnou pro doplňující zprávu, kde se může díky nastavení dopsat text jako:

Vaši objednávku jsme právě odevzdali kurýrní společnosti a bude doručena na Vaši adresu v nejbližších dnech. O přesném čase a datu doručení Vás bude informovat kurýrní společnost...

Používání filtrů a hromadných úprav objednávek

Používání filtrů a hromadných úprav sice neudělá žádné úkony automaticky, ale může vám zásadně urychlit práci s objednávkami. Pokud potřebujete získat více objednávek, které mají společné znaky, můžete použít filtr kliknutím na Rozšířené vyhledávání.

Systém umožňuje filtrování podle různých parametrů, můžete se tak rychle dostat například k objednávkám s platbou kartou, které vám přišly za poslední týden a mají původní skladový status. Hromadně můžete s objednávkou pracovat po kliknutí na tlačítko Seznam. V rámci objednávek je zde k dispozici hromadná změna statusu, tisk a smazání. Na záložce faktury pak můžete hromadně vystavit, vytisknout nebo smazat faktury.

Napojení na systémy dopravců

Napojení na dopravce vám usnadní práci při expedici zásilek. Nebudete tak muset údaje o objednávkách manuálně přepisovat do systému dopravce, ale systém odešle tyto informace k dopravci za vás. Bližší informace o dostupných systémech, postupu nastavení a odeslání zásilek najdete v samostatných návodech.

Co přinesou uvedené úpravy

Díky úpravám v předchozích bodech byste mohli dosáhnout následujícího:

• v sekci Objednávky budete moct snadněji měnit více objednávek najednou – současně změníte status více objednávkám a necháte všem zákazníkům odeslat notifikaci o změně stavu s podrobnějšími informacemi v doplňující zpráv. V sekci objednávky stačí přes zaklikávací políčko označit objednávky, které chcete změnit, a z nabídky Seznam vybrat Změnit status. Pokud má nový status doplňující zprávu a nastaveno posílání e-mailů, automaticky se tyto informace nastaví v okně pro změnu statusu. Po potvrzení se zákazníkům pošle najednou zpráva o změně stavu objednávky.
• Když jste nastavili i spojené číslování, mělo by být snadnější spravovat objednávky při párování objednávek s výpisem z banky, jelikož bude VS stejný jako číslo objednávky.
• Pokud budete měnit statusy objednávkám, můžete pro tyto objednávky hromadně vygenerovat faktury. Zde bude stačit, když v sekci Objednávky > Faktury kliknete na Rozšířené vyhledávání, označíte možnost Nevyfakturované a v poli Status vyberete status objednávek, kterým chcete vystavit fakturu. Přes nabídku Seznam pak můžete vytvořit faktury pro všechny tyto objednávky najednou.
• Snadnější posílání dat do systému dopravce.
• Celkové urychlení zpracování objednávek.