Redakční systém FLOX obsahuje funkce, které vám zajistí pohodlnou správu a vyřízení objednávek z eshopu. Úpravu polí objednávkového formuláře, nastavení pro fakturaci, statusy, slevy, platby a doručení a další najdete v sekci NASTAVENÍ / OBJEDNÁVKY. Zde jsou uvedeny tyto složky:
1. Všeobecné
V této složce upravujete základní nastavení objednávek. Nastavíte, zda se mají při vyplňování objednávky zobrazit možnosti dopravy a platby. Na tomto místě můžete vypnout/zapnout dárkový certifikát v objednávce (položka POUŽÍT DÁRKOVÉ CERTIFIKÁTY).
Pokud aktivujete OMEZENÍ OBJEDNÁVEK – KRAJINY a máte několik jazykových verzí, Vaši zákazníci budou moci objednávat pouze z jazykové verze jejich země. Např. Pokud máte českou a slovenskou jazykovou verzi, klient ze Slovenska nebude moci nakupovat v české verzi ale jen v slovenské.
Nastavíte MOŽNOST REGISTRACE. Přímo při vyplňování objednávky si nový zákazník může vybrat zda se chce stát registrovaným uživatelem, taktéž se může přihlásit k odběru newsletteru. Ve výběrovém menu si vyberete, zda se budou tyto položky v objednávkovém formuláři zobrazovat.
Můžete aktivovat / deaktivovat SOUHRN OBJEDNÁVKY. Jde o souhrnné zobrazení všech položek (objednané produkty, adresa doručení, doprava, platba) v objednávce před jejím definitivním odesláním.
Pokud zatrhnete možnost "STORNO OBJEDNÁVKY ZÁKAZNÍKEM - povolit pro výchozího stav objednávky", váš zákazník bude moci po přihlášení stornovat svou objednávku. Je to možné pouze dokud nezměníte status objednávky. Více info k tématu Storno vlastní objednávky.
Rozšířená validace telefonního čísla znamená, že pokud ponecháte validaci aktivní, v objednávkovém formuláři je nutné zadat číslo v mezinárodním formátu, např. +420608123456
Správně zadané telefonní číslo je nezbytné např. na posílání SMS zpráv z e-shopu zákazníkům.
V části FAKTURACE nastavíte:
Používání předfaktur – předúčtu můžete aktivovat / deaktivovat nebo nastavit automatické vytváření a přeposílání předfaktur. Přečtěte si o možnostech fakturace v e-shopu.
Nastavíte výchozí splatnost na fakturách ve dnech. Např. hodnota 15 znamená, že pokud byla faktura vystavena 2. 5. 20XX, tak systém automaticky doplní datum splatnosti této faktury na 17. 5. 20XX
Aktivujete / deaktivujete funkci:
- Datum plnění (pokud aktivujete tuto funkci, datum plnění ve faktuře nastaví na den vytvoření faktury)
- Neposílat fakturu automaticky (vytvořená faktura se neodešle na email klienta. Fakturu budete posílat ručně pomocí ikonky:
Akce při neúspěšném ověření DIČ - souvisí s nastavením platby DPH. Více info zde: Ověřování DIČ odběratele
Další nastavení pro objednávky a faktury naleznete v NASTAVENÍ / JAZYKY
Pokud má Váš eshop několik jazykových verzí, pro každý jazyk dokážete nastavit vlastní fakturující pobočku, logo a podpis, které se budou zobrazovat na fakturách, URL pro obchodní podmínky a přednastavené zašktnutí souhlasu s obchodními podmínkami (zobrazuje se v objednávkovém formuláři).
Klikněte na jazykovou verzi (např. Česká republika) a v záložce NASTAVENÍ OBCHODU najdete všechny následující nastavení:
Co znamená:
Minimální částka objednávky – pokud sem zadáte určitou hodnotu, např. 500, objednávku bude možné odeslat pouze v případě, že minimální hodnota součtu cen produktů bude vyšší než 500 Kč. U nižší hodnoty se klientovi objeví upozornění: "Minimální částka produktů v objednávce bez DPH je 500 Kč"
Povolit jen domácí objednávky – Pokud zaškrtnete tuto možnost, znamená to, že v této jazykové verzi budou moci nakupovat pouze klienti z příslušného státu. (doporučujeme přečíst i DPH v jazykových verzích e-shopu)
2. Statusy
Záložka STATUSY slouží ke správě statusů/stavů objednávky, ze kterých můžete vybírat v sekci OBJEDNÁVKY (sloupec STATUS). Na stránce je předem nastaveno několik statusů.
Ty můžete změnit, doplnit, vymazat podle svých představ. Status upravíte kliknutím na název statusu, který chcete změnit, nebo na ikonu tužky.
Nový status vytvořte pomocí tlačítka NOVÝ STAV vpravo nahoře. Vyplňte potřebné údaje, vyberte barvu písma (pro lepší orientaci v statusech) a uložte.
Doporučujeme nastavit Výchozí status objednávky, který systém přiřadí automaticky každé nové objednávce. Toto nastavení naleznete v sekci NASTAVENÍ / JAZYKY. Klikněte na konkrétní jazykovou verzi a v záložce NASTAVENÍ OBCHODU vyberete výchozí status.
3. Platby
V části PLATBY nastavíte možnosti platby za objednávku. V systému již existují možnosti platby v hotovosti, bankovním převodem nebo dobírkou.
Platby můžete upravit kliknutím na název konkrétní platby, resp. ikonu tužky, nebo doplnit další platbu pomocí tlačítka NOVÁ PLATBA. Zde vyplňte název platby, cenu za platbu, měnu. Platba lze nastavit tak, aby byla přístupná pouze pro objednávku s určitou cenou (např. od 1 500 do 4 000 Kč) nebo množstvím zboží. Toto rozpětí zvolte v řádcích PLATÍ PRO OBJEDNÁVKY S CENOU from (od) to (do) a PLATÍ PRO OBJEDNÁVKY ZBOŽÍ.
TIP:
Nepotřebujete zákazníkům platícím na dobírku posílat předfakturu? Žádný problém, stačí v administraci svého e-shopu nastavit:
1. V sekci NASTAVENÍ – OBJEDNÁVKY – VŠEOBECNÉ – FAKTURACE: možnost "ano – vytvořit a poslat předfakturu automaticky pro každou objednávku":
Jaký bude variabilní symbol, když nepoužíváte předfaktury:
Pokud jste v nastavení zvolili možnost:
A při objednávke na dobírku si v administraci nejdříve vygenerujete fakturu, jako variabilní symbol se použije číslo faktury.
Když u objednávky na dobírku vytváříte v administraci zásilku a pak vygenerujete fakturu, jako variabilní symbol se použije číslo předfaktury.
Pokud jste v nastavení vybrali:
tato možnost je také správná, ale počítejte s tím, že systém odstraní z čísla faktury všechny nečíselné znaky.
2. dále v NASTAVENÍ – OBJEDNÁVKY – PLATBY – DOBÍRKA – UPRAVIT PLATBU vyberte Neodesílat předfakturu automaticky
Při dalších možnostech platby – např. v Hotovosti a Bankovním převodem doporučujeme předfaktury používat.
4. Doručení
Způsoby doručení lze doplnit nebo upravit stejným způsobem jako možnosti platby. Více o nastavení dopravy.
5. Slevy na objednávku
V systému FLOX můžete nabídnout svým zákazníkům slevy na objem zboží. Takovou slevu vytvoříte kliknutím na PŘIDAT MNOŽSTEVNÍ SLEVU v záložce OBJEDNÁVKY / SLEVY NA OBJEDNÁVKU.
Zde definujete podmínky, za kterých si zákazník může slevu uplatnit. Např. si zákazník slevu uplatní podle toho, kolik položek si objednal, za jakou cenu. Můžete nastavit časové rozmezí, kdy bude sleva platit. Sleva také může být aktivní pouze pro vámi vybranou skupinu klientů, kteří si vyberou určitý způsob platby nebo určitý způsob doručení. Podmínky slevy si můžete nastavit podle svých představ.
Slevu aktivujete označením políčka AKTIVNÍ.
Příklad vytvoření objemové slevy:
- V tomto případě bude mít množstevní slevu 5 % náš zákazník, jehož máme v administraci uloženého ve skupině KLIENTI, pokud nakoupí v období od 28. 6. do 31. 7. 20XX od 10 do 100 položek zboží, jejichž celková hodnota bude minimálně 1 500 Kč a maximálně 100 000 Kč. Zaplatit musí bankovním převodem a jako způsob doručení zvolit KURÝR. Dost náročné podmínky..., ale i taková je možnost nastavení slevy.
Samozřejmě pokud nepožadujete všechny podmínky, necháte příslušnou kolonku prázdnou.
6. Dárkové certifikáty
Dalším způsobem, jak nabídnout svým zákazníkům slevu, jsou dárkové certifikáty.
Dárkové certifikáty se zapínají v NASTAVENÍ /OBJEDNÁVKY/VŠEOBECNÉ, řádek POUŽÍT DÁRKOVÉ CERTIFIKÁTY.
Dárkový certifikát vytvořte kliknutím na PŘIDAT CERTIFIKÁT.
Vyplňte částku slevy a měnu. Po uložení systém automaticky vygeneruje kód certifikátu. O tomto kódu informujete klienta, kterému chcete nabídnout slevu. Při objednávce vloží kód do kolonky DÁRKOVÝ CERTIFIKÁT. Sleva se mu odečte od ceny objednávky. Přečtěte si podrobný návod na tvorbu dárkových certifikátů.
Pokud nechcete dárkový certifikát používat, deaktivujte jej v sekci NASTAVENÍ/OBJEDNÁVKY/VŠEOBECNÉ.
7. Číslování
V záložce ČÍSLOVÁNÍ můžete změnit předem nastavené číslování objednávek, proforma faktur a faktur pomocí tlačítka ZMĚNA ČÍSLOVÁNÍ.